Implementierung von Handlungsleitlinien bei der Stadt Neumarkt i. d. OPf.

Vorgehen

Die von der Stadt Neumarkt i.d.OPf. zusammengestellten Richtlinien und Standards für eine nachhaltige, öko-soziale Beschaffung sind das Ergebnis eines über einjährigen Prozesses, der am 7. März 2018 mit der verwaltungsinternen Informationsveranstaltung „Faire öffentliche Beschaffung im öko-sozialen Kontext“ gestartet ist. In der Folge wurden die Ämter der Stadtverwaltung sowohl bei der Zusammenstellung der Richtlinien als auch bei beispielhaften nachhaltigen Beschaffungsvorgängen intensiv mit einbezogen. Eine wichtige Basis für die Zusammenstellung der Richtlinien war ferner die Umfrage zur kommunalen Beschaffungspraxis, die durch die Entwicklungsagentur Faire Metropolregion 2018 durchgeführt wurde. Federführend durch das Amt für Nachhaltigkeitsförderung sind weiterhin für 13 definierte Beschaffungsbereiche auf der Grundlage der o.g. Umfrage Ziele und Standards formuliert worden. Schließlich ist das Thema bei der Amtsleiterbesprechung am 20. März 2019 vorgestellt und der Entwurf der „Richtlinien und Standards für eine nachhaltige, öko-soziale Beschaffung“ an alle Abteilungen und Ämter für eine Stellungnahme heraus geschickt worden. Mit Wirkung zum 1. August 2019 sind die Beschaffungsrichtlinien in Form einer Dienstanweisung in Kraft getreten.

Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung

Der Stadtrat hat am 28. November 2018 den einstimmigen Beschluss zur Neumarkter Nachhaltigkeitsstrategie gefasst und gleichzeitig der Musterresolution des Deutschen Städtetages zur Agenda 2030 der Vereinten Nationen mit den darin enthaltenen nachhaltigen Entwicklungszielen zugestimmt. Deshalb wurde im Zuge der Erarbeitung der Neumarkter Nachhaltigkeitsstrategie auch die nachhaltige Beschaffung als Handlungsschwerpunkt festgelegt. Im Handlungsfeld „Nachhaltiger Lebensstil“ wird neben der Bewusstseinsbildung insbesondere die Einführung von Standards für eine nachhaltige Beschaffung in der Verwaltung als wesentlicher Handlungsschwerpunkt hervorgehoben. 

Mit dem Beschluss im Verwaltungs- und Kultursenat am 5. Mai 2009 hat sich die Stadt Neumarkt i.d.OPf. zudem  bereits vor 10 Jahren verpflichtet, die Kriterien einer Fair Trade Stadt zu erfüllen. Dies umfasst u.a. auch die Verwendung von fair gehandelten Produkten in der Verwaltung. Die Zertifizierung als Fairtrade Stadt wurde erstmalig am 23. September 2009 übergeben und die Rezertifizierungen sind regelmäßig, aktuell bis 2021 erfolgt.

Hinzu kommt schließlich, dass die Stadt Neumarkt i.d.OPf. seit Anfang 2018 von der Entwicklungsagentur Faire Metropolregion unterstützt wird. Im Rahmen einer Kooperationsvereinbarung mit der Metropolregion Nürnberg  hat sich die Stadt Neumarkt  dazu verpflichtet, sogenannte „Pilotumsetzungen zur fairen Beschaffung im ökosozialen Rahmen“ durchzuführen und als Modellkommune bei der Erarbeitung von Richtlinien einer nachhaltigen Beschaffung mitzuwirken. 

Lernerfahrungen und Herausforderungen

Folgende Herausforderungen bestehen bei der Erstellung und insbesondere bei der Umsetzung der Richtlinien:

• Dezentrale Beschaffung erschwert die Analyse und einheitliche Umsetzung
• Teilweise werden Beschaffungen im Rahmen der Vergabe an Dritte delegiert, so dass eine direkte Einflussnahme auf       Produktbeschaffungen entfällt oder nur sehr eingeschränkt möglich bleibt.
• Bei der Definition von Standards ist es die Schwierigkeit, den Überblick zu wahren. Hilfreich ist hier zwar der Verweis auf bestehende Nachhaltigkeitssiegel, aber aufgrund der Produkt- und Siegelvielfalt können Standards nicht einheitlich beschrieben werden.
• Auch die Bewertung und der Vergleich von Standards ist nicht einfach, denn es gibt Siegel, die sich entweder auf soziale Kriterien oder auf ökologische Kriterien beziehen. Eine lange gewünschte "Symbiose" aus beiden ist nicht einheitlich geregelt.
• Die zahlenmäßige Festlegung von Zielwerten ist eine Herausforderung, denn die Umsetzung einer nachhaltigen Beschaffung hängt auch von übergeordneten Rahmenbedingungen ab.
• Es gibt schwierige Produktgruppen wie Fahrzeuge oder IT, zu denen es bisher kaum verlässliche nachhaltige Quellen gibt.
• Auch die Wahrung der „Neutralität“ einer Stadt bei gleichzeitigem Anspruch zur Förderung örtlicher/regionaler Betriebe ist nicht immer einfach.
• Monitoring, Überprüfung

Folgende konkrete Tipps sind aus den Erfahrungen heraus ausschlaggebend:

• Den Prozess zur Einführung einer nachhaltigen Beschaffung ganz oben aufhängen, d.h. letztlich sollte es eine Dienstanweisung des Oberbürgermeisters sein.
• Nichts überstürzen: Die Kolleginnen und Kollegen in einem transparenten Erarbeitungsprozess mit einzubinden, erhöht die Akzeptanz.
• Fachliche Unterstützung von Außen holen, z.B. durch die Entwicklungsagentur Faire Metropolregion, Koordinatoren kommunaler Entwicklungspolitik oder die Servicestelle Kommunen in der einen Welt.
• Eine grundlegende Analyse der aktuellen Beschaffungspraxis (Bestandsaufnahme) ist zwar sehr arbeitsaufwendig und stößt auf viele Hürden. Daran führt aber kein Weg vorbei, denn nur so lässt sich der aktuelle Stand darstellen und kommunenspezifische Richtlinien erstellen.
• Mutig sein: Die Zeit der diplomatischen Zurückhaltung sollte inzwischen vorbei sein. Nachhaltigkeitskriterien in der öffentlichen Beschaffung anzuwenden ist sowohl rechtlich möglich als auch finanziell tragbar. Das alte Gegenargument "Wir dürfen nur billig beschaffen" ist längst nicht mehr gültig!