SMARTguide - Modul 2

Modul 2: Erfolgreiches Controlling nachhaltiger Beschaffung!

Wie steht es um das Thema in Ihrer Kommune und welche Instrumente können angewendet werden?

Dieser Test hilft den aktuellen Stand zur statistischen Erfassung der nachhaltigen Beschaffung in Ihrer Kommune einzuschätzen und gibt Ihnen hilfreiche Tipps wo kommende Handlungsmöglichkeiten in diesem Bereich für Sie liegen können.

Finden Sie heraus, ob Sie sich noch zu den „Forschern“, den „Analysten“ oder bereits zu den „Strategen“ zählen können…

Modul 2: Erfolgreiches Controlling nachhaltiger Beschaffung!

Wie steht es um das Thema in Ihrer Kommune und welche Instrumente können angewendet werden?

Frage 1 (von 10)

Gibt es in Ihrer Kommune eine Bereitschaft, sich für die Erhebung, Auswertung und Nutzung von Daten zur nachhaltigen Beschaffung einzusetzen?

Ist eine grundsätzliche Bereitschaft erkennbar, das Thema einer statistischen Aufarbeitung der nachhaltigen Beschaffung zu bearbeiten? Wird das Anliegen beispielsweise von Entscheidungsträgern innerhalb der Verwaltung (BürgermeisterIn, Geschäftsleitende(r) Beamter/in, Abteilungsleitende etc.) befürwortet?  Oder sind bereits entsprechende Beschlüsse wie der Pakt zur nachhaltigen Beschaffung der Metropolregion Nürnberg  in den kommunalen Gremien erkennbar?

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Frage 2 (von 10)

Gibt es in Ihrer Kommune ein einheitliches Verständnis zu nachhaltiger Beschaffung?

Ist verwaltungsintern ein gemeinsames Verständnis von nachhaltiger Beschaffung vorhanden? Eine Klärung, was unter nachhaltiger Beschaffung verstanden wird, ist Grundvoraussetzung für eine übergreifende und vergleichbare Erhebung, Auswertung und Nutzung.

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Frage 3 (von 10)

Wurde in Ihrer Verwaltung der Status quo nachhaltiger Beschaffung geprüft und ausgewertet?

Gibt es einen Überblick, wie die Beschaffung im Allgemeinen und im Bezug auf Nachhaltigkeit im Besonderen organisiert ist und in welcher Art und welchem Umfang eine nachhaltige Beschaffung bereits stattfindet? Eine solche Beurteilung der Ausgangssituation bildet einen wichtigen ersten Schritt für eine umfassende Erfassung. Der Status quo dient auch als Grundlage für einen Ziel- und Maßnahmenplan.

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Frage 4 (von 10)

Hat Ihre Kommune an der Umfrage zur nachhaltigen Beschaffung der Metropolregion Nürnberg teilgenommen?

Ist die Umfrage bei Ihnen durchgeführt worden? Hierbei geht es in erster Linie nicht darum, ob Sie alle Fragen beantworten konnten. Entscheidend ist auch, ob die Umfrage Anlass gegeben hat, verwaltungsintern Informationen zu erfassen. Wurde beispielsweise das Gespräch mit AnsprechpartnerInnen in unterschiedlichen Abteilungen zur Beantwortung der Fragen gesucht?

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Frage 5 (von 10)

Hat sich Ihre Kommune an der Erfassung des gemeinsamen Beschaffungsziels im Rahmen des Paktes der Metropolregion Nürnberg beteiligt?

Im Pakt zur nachhaltigen Beschaffung wird jedes Jahr ein gemeinsames nachhaltiges Beschaffungsziel der Kommunen verfolgt. Beteiligen Sie sich an dieser Erfassung? Bei der Erfassung geht es nicht nur um den Umfang der Rückmeldungen sondern auch die Frage, wie die Erfassung strukturiert und verwaltungsintern aufgearbeitet werden kann.

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Frage 6 (von 10)

Sind Ihre Ansätze zur Erhebung, Auswertung und Nutzung von Daten für die nachhaltige Beschaffung in die Gesamtplanungen Ihrer Kommune eingebunden?

Gibt es bei Ihnen ein Konzept oder eine Strategie zu nachhaltiger Beschaffung, in das die Erfassung eingebunden werden kann? Wird beispielsweise der Einsatz von Erfassungstools auch mit entsprechenden Mitarbeiterqualifizierungen verknüpft? Oder werden aus den Erhebungen über die zahlenmäßigen Ansatzpunkte hinaus weitere Parameter wie Organisationsprozesse, Ressourceneinsatz etc. herausgelesen.

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Frage 7 (von 10)

Sind ausreichend Kenntnisse zur Datenerhebung und Nutzung in Ihrer Verwaltung vorhanden?

Sind die für die Aufarbeitung der Daten innerhalb der Verwaltung notwendigen MitarbeiterInnen thematisch wie methodisch ausreichend mit dem Themenkomplex der nachhaltigen Beschaffung vertraut? Dies ist ein wichtiges Element, um deren statistische Datenerhebung, -auswertung und -nutzung aussagekräftig umsetzen zu können. Wissen die Beschaffenden beispielsweise, dass eine Erhebung stattfinden soll und welche Informationen bereitzustellen sind? Sind die Übermittlungswege bekannt?

 

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Frage 8 (von 10)

Sind ausreichend zeitliche und personelle Ressourcen zur Erhebung, Auswertung und Nutzung der Daten für nachhaltige Beschaffung berücksichtigt?

Die umfassende Erhebung, die Auswertung sowie die Nutzung der Daten bedürfen ausreichender Ressourcen. Sind die zuständigen Personalstellen mit ausreichenden Ressourcen ausgestattet? Zu den Aufgaben gehören auch die Ableitung von Zielsetzungen und das Monitoring, die Einbindung in größere Zusammenhänge der Kommunalentwicklung und Kommunikationsmaßnahmen.

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Frage 9 (von 10)

Ist in Ihrer Kommune eine systematische Erhebung, Auswertung und Nutzung der Daten zur (nachhaltigen) Beschaffungen etabliert?

Gibt es verwaltungsintern ein strukturiertes System zur Datenerhebung, -auswertung und -nutzung von Beschaffungsprozessen?  Hierbei geht es vor allem um die Möglichkeit, die Erfassung von nachhaltiger Beschaffung in bestehende oder neue Systeme einzubinden. Gibt es beispielsweise eine elektronische Einkaufsplattform oder verknüpftes Rechnungsbuchungs- bzw. Bestandsprüfungssystem?

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Frage 10 (von 10)

Werden Ihre Erfahrungen zur nachhaltigen Beschaffung aufgearbeitet und geteilt?

Werden in Ihrer Verwaltung die Erfahrungswerte zur nachhaltigen Beschaffung und Datenerhebung, -auswertung und -nutzung systematisch festgehalten und aufgearbeitet? Der Wissenstransfer innerhalb der Kommune sowie der interkommunale Austausch helfen, nachhaltige Beschaffung langfristig zu implementieren und daraus realistische Zielsetzung zu generieren.

 

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